Top 5 des Logiciels de certification de documents

La certification de documents est très importante que vous soyez en entreprise ou non. Avec l’avancée des technologies, ceux-ci se retrouvent très souvent altérés lorsqu’ils sont mis en circulation. Pour garantir leur intégrité, de nombreux logiciels existent. À cet effet, nous avons préparé une sélection de 5 logiciels qui permettront la certification de vos documents.

1.    Prooftag : Pour la production, la certification et l’émission de documents

Pour émettre vos documents de manière sécurisée, Prooftag est sûrement l’un des logiciels les mieux adaptés pour votre entreprise. En effet, son module CertiDOCS et ses fonctionnalités pour lutter contre la fraude, la contrefaçon et la falsification de vos documents. L’une des fonctions principales de Prooftag est son scellé de sécurité qui permet de prouver qu’il n’y a pas eu compromission lors de l’ouverture d’un document. Afin de mener à bien sa mission de protection de vos documents, il peut détruire celui-ci en cas d’ouverture ou de tentative de vol. De plus, il est identifiable de manière unitaire et difficilement remplaçable par un autre scellé identique. Les autres fonctionnalités proposées par Prooftag sont :

• Le service de feuilles sécurisées qu’est FiberTracker
• Les étiquettes adhésives qui s’intègrent à vos stratégies de traçabilité, marketing et d’authentification
• Les manchons thermo-rétractables d’inviolabilité

Lien du site : https://prooftag.net/logiciels/certidocs/

2.    Openbee : Pour des documents certifiés lors de leurs transferts

Openbee est un logiciel de collaboration qui permet aux entreprises de travailler sur leurs documents de manière sécurisée. Grâce à lui, ouvrez des espaces d’échange sécurisés et invitez vos contacts en définissant leurs permissions. De cette manière, lors de la publication de vos documents, vos interlocuteurs sont immédiatement notifiés. Hébergé sur un datacenter français, vous pouvez partager vos documents en toute simplicité et sécurité à l’intérieur comme à l’extérieur de votre organisation. De plus, vous pouvez garder le contrôle sur qui peut gérer, partager, télécharger les différents documents disponibles de votre entreprise. Openbee vous offre ainsi la possibilité de :

• De partager vos documents en utilisant des liens sécurisés
• D’organiser le contenu de ceux-ci
• De vérifier leur authenticité à chacune de leurs instances
• De mettre des étiquettes sur ceux-ci afin qu’ils soient traçables

Lien du site : https://www.openbee.com/plateforme-sphere/

3.    M-files : Stockez vos documents de manière unique

Pour une gestion de vos documents de manière sécurisée, en ayant la certitude qu’ils restent uniques, M-files est un logiciel de premier choix. Grâce à lui, vous êtes sûrs d’éviter les doublons ainsi que l’incertitude. En effet, ce logiciel s’assure que vos documents passent par leurs workflows et suivent une politique de conservation adaptée. De plus, vous avez la possibilité de sélectionner les personnes qui accèdent à ceux-ci ce qui vous permet de suivre personnellement l’évolution de vos documents. Ces documents sont identifiés en fonction de leur contenu ce qui fait que les mettre dans plusieurs emplacements différents pour les classer devient inutile. Ainsi, en un seul clic, vous pouvez accéder à l’ensemble de vos informations. M-files vous donne accès à :

• L’automatisation de vos workflows pour maintenir la cohérence dans vos documents
• La gestion des versions et des historiques
• L’authentification des documents

Lien du site : https://www.m-files.com/fr/

4.    Qualios : Gestion du contrôle de documents de l’entreprise

Qualios est un logiciel de management de la qualité des documents. Grâce à son outil QualiosDoc, vous pouvez créer et gérer vos documents tout en maîtrisant leur cycle de validation. Multi-langues, ce logiciel de gestion documentaire possède de nombreux atouts pour les acteurs de la gestion des certifications. Qualios engage la dématérialisation de vos documents ainsi que le contrôle des informations contenues dans ceux-ci. Son workflow de validation possède le versioning des documents, l’historique des actions de vos collaborateurs et permet une traçabilité maximale. Comme avantages, on a :

• Sa facilité d’utilisation ainsi que l’efficacité
• Sa convivialité
• La traçabilité qui permet votre maîtrise documentaire

Lien du site : https://www.qualios.com/fr/

5.    Appic document : Pour la production et le partage sécurisé de vos documents

Grâce à son module d’acquisition de documents électroniques, vous pouvez numériser vos documents physiques grâce aux scanners de type TWAIN et ISIS. Soumettez vos documents à un circuit de validation (workflow) avant tout traitement préalable de ces derniers. Grâce à Starparaph, vous pouvez créer des circuits dynamiques de consultation et d’adjonction des notes. De plus, il permet de déterminer la situation de vos documents à tout instant. Après le passage dans les circuits dont on a parlé plus haut, vos documents peuvent être signés électroniquement via StarSecure-Signature/LP7. Enfin, libre à vous de les expédier par messagerie ou de les archiver dans StarSafe. Ce logiciel vous permet donc :

• De vous assurer de la validation de vos documents par des moyens électronique
• De garantir que ces seront authentiques
• De s’assurer qu’ils seront reçus et traités

Lien du site : http://www.appic-documents.com/

Vidéos sur les logiciels de certification de documents