Afin de faciliter la communication et l’organisation de votre entreprise, d’éviter les réunions qui se chevauchent, les logiciels de partage d’agendas ont été créés. Ces solutions très souvent à moindre coût sont caractérisées par leur présence énorme en nombre et choisir parmi elles devient difficile. Pour vous aider dans cette tâche, nous vous proposons un top 5 des Logiciels de partage d’agendas.
1. Google Agenda : Gagnez du temps avec un agenda partagé
L’optimisation de vos journées de travail en entreprise est facilitée grâce à l’application Google Agenda. Si vous êtes une entreprise, il peut vous aider à optimiser votre travail en vous offrant une excellente expérience collaborative avec vos employés. Dès lors, vous avez la possibilité de modifier le propriétaire de l’événement que vous avez créé. S’il s’agit plutôt d’un événement créé par votre collègue, vous pouvez l’ajouter aux votre et afficher tous les évènements sur la même page. Et cette option est disponible même si votre collègue n’utilise pas Google agenda. Lors de la création de vos agendas partagés, vous pouvez déléguer son accès en le rendant public ou uniquement accessible à votre organisation. Les avantages d’utilisation sont donc :
- Un agenda toujours accessible quelque soit le l’appareil ou le navigateur utilisé
- Un outil de communication automatisé et efficace
- La gestion de plusieurs fuseaux horaires
- La visualisation des rendez-vous
- Consultable hors connexion
- Totalement gratuit
Lien du site : https://www.google.com/intl/fr/calendar/about/
2. Asana : Un agenda pour vos équipes et projets
Pour une planification, une gestion et une visualisation de votre travail d’équipe, Asana vous fournit l’un des meilleurs calendriers partagés. Si vous voulez être sûr de respecter vos échéances, utilisez ce logiciel. En effet, il permet d’afficher toutes les tâches de votre équipe sur un unique calendrier en ligne. Dès lors, vous pouvez passer des calendriers aux listes et inversement. La consultation de toutes les tâches de votre équipe devient possible en utilisant l’option de recherche avancée. En plus, il est possible de synchroniser ce logiciel avec d’autres outils de planification à l’instar de Google agenda, Outlook, iCal. Le choix de l’affichage qui répond à vos besoins et le basculement d’une vue à une autre sont des options possibles du logiciel. Vous pouvez ainsi en quelques clics avoir les informations de vos projets sous d’autres angles. Asana vous permet donc :
- De visualiser et de vérifier la progression de votre équipe afin de respecter vos échéances
- D’élaborer des plans de projet faciles à suivre
- D’organiser vos tâches grâce au tableau de Kanban
- Dresser la liste de toutes les tâches nécessaires à votre projet
Lien du site : https://asana.com/fr/uses/team-calendar
3. Notion : Partage d’agendas pour un meilleur travail collaboratif
Notion vous permet de créer sur son interface, des pages sur lesquelles vous pouvez disposer des blocs comme vous le voulez. À cet effet, créer un emploi du temps devient facile. Contrairement à la plupart des logiciels d’agenda qui existent, Notion permet de personnaliser totalement son interface. Dès la création d’un compte sur celui-ci, des templates d’emploi de temps sont automatiquement mis à votre disposition. Un des avantages majeurs de ce logiciel est la possibilité d’étudier vos emplois du temps sous différentes vues (calendriers, liste de tâches, tableaux classiques, …). En ce qui concerne le travail collaboratif avec vos équipes, le logiciel vous permet de regrouper vos documents, vos projets et vos coéquipiers à un seul endroit. Grâce à la possibilité de partager vos agendas, vos équipes savent exactement quoi faire et il devient impossible d’avoir des redondances ou des chevauchements tout au long de vos projets.
Lien du site : https://www.notion.so/fr-fr/product
4. Atolia : Pour un meilleur partage d’événements avec vos collaborateurs
En un seul clic, ce logiciel vous permet de partager vos évènements avec vos différents collaborateurs. En effet, l’objectif visé est la simplification de la planification pour un projet vraiment collaboratif et facile à faire avancer. Vous pouvez en quelques coups d’œil seulement, consulter toutes les échéances des tâches ainsi que les rendez-vous à venir. De plus, il est possible par des rappels, de tenir votre équipe informée sur des évènements récurrents et ce tous les jours. La possibilité de collaboration avec les autres logiciels est aussi possible par l’importation et l’exportation de vos agendas qu’il s’agisse de Google Agenda, Outlook ou un autre.
Lien du site : https://www.atolia.com/fr/fonctionnalites/agenda-partage/
5. Joynit : Agendas partagés pour les clubs et associations
Spécialisé dans la gestion des événements de communauté, Joynit vous permet de gérer vos listes d’invités. En effet, vous pouvez poster des événements privés ou publics et suivre vos membres en leur envoyant des notifications. Gérer plusieurs agendas en parallèle devient possible. Simple, gratuit et en ligne, Joynit vous permet d’améliorer la coordination et la communication autour de votre événement. Tout le monde retrouve donc ces événements sur un calendrier dédié et sur le fil d’actualité. Le logiciel vous permet donc :
- De programmer des rappels par Email ou sms automatiques
- De suivre des statistiques
- D’intégrer votre calendrier sur votre site web
- D’avoir un chat dédié à l’événement
- De gérer les accès
Lien du site : https://www.joynit.fr/calendrier-partage
Vidéos sur les logiciels de partage d’agendas
Titulaire d’un master de Kedge Business School (ex Euromed Management, promo 2011), je teste de nombreux outils sur le web, et en donne ici mon opinion.