Dans le contexte de la transformation numérique, la transformation des processus métiers soulève de nouvelles questions. Conserver la preuve des échanges, suivre les actions effectuées sur les documents en ligne et connaître la date exacte à laquelle un document a été signé électroniquement sont autant de fonctions qui découlent de l’horodatage. Découvrez dans cet article, notre top 5 des logiciels d’horodatage les plus utilisés.
1. Doxis4
L’horodatage efficace des données en interne nécessite un logiciel puissant. Le logiciel Doxis4 semble être la meilleure solution pour vos besoins. Grâce à ce logiciel, les documents numérisés sont accessibles à tous les collaborateurs 24h/24, de n’importe où. Les fichiers électroniques nous permettent d’informer immédiatement nos clients et partenaires, de traiter les demandes et les commandes plus rapidement et d’améliorer notre service.
Avec les enregistrements électroniques, les processus peuvent être contrôlés automatiquement pour améliorer la productivité et la vitesse. Protégez les informations stockées dans les dossiers électroniques contre tout accès non autorisé, perte ou altération, et préservez les connaissances de l’entreprise.
Avec Doxis4, vous pouvez consulter l’état des fichiers, des tâches et des documents et obtenir un aperçu de qui est responsable des processus, des rendez-vous, etc. Pour éviter les erreurs coûteuses et la duplication des efforts.
Doxis4 vous permet de définir clairement les durées d’accès et de conservation de tous les enregistrements électroniques afin de respecter les directives de gestion des archives ou les normes ISO.

Lien du site : https://www.sergroup.com/fr/plateforme-commerciale/saas.html
2. Docuware
C’est sans aucun doute l’un des logiciels les plus efficaces pour gérer les flux de travail et les documents par voie électronique. Doté d’une grande expertise, il assure une gestion intelligente des documents électroniques. C’est la solution idéale pour numériser et automatiser les documents liés aux activités de l’entreprise.
Avec Docuware, le travail inutile et répétitif est éliminé et le travail d’équipe est davantage encouragé. Le logiciel compte déjà plus de 14 000 utilisateurs dans le monde. Cet outil a l’avantage d’être facile à paramétrer.
En effet, les logiciels Docuware peuvent dématérialiser et automatiser les processus d’une entreprise en quelques jours ou semaines. Malgré la facilité d’utilisation qu’offre le logiciel, certains utilisateurs critiquent le front office assez grossier avec un design peu attrayant, une interface à peine personnalisable, et des fonctionnalités inaccessibles faute d’augmentation du cloud.

Lien du site : https://start.docuware.com/fr/
3. Sicem
Sicem est une autre solution logicielle d’horodatage très intuitive et évolutive. Il réduit la charge de travail associée aux documents physiques et fournit des solutions pour la numérisation et l’archivage des documents. Cet éditeur a été développé en 1985 et est aujourd’hui un véritable spécialiste du génie logiciel. C’est pourquoi ce logiciel innove constamment dans la gestion et l’archivage des documents. Il compte actuellement 200 clients dont des entreprises, des départements et même des ministères.

Lien du site : https://www.sicem.fr/
4. Zeendoc
ZEENDOC est une solution SaaS de gestion électronique de documents (GED) qui collecte, catégorise et met à disposition toutes les informations de votre entreprise. Vous pouvez traiter les informations de l’entreprise, les retrouver rapidement et précisément sur votre ordinateur, tablette ou smartphone, et la livraison est totalement sécurisée.
Vos informations, c’est-à-dire toutes les données d’archives ou de documents actuels de votre entreprise, sur tous les supports imaginables (papier, e-mail, pièces jointes, etc.) seront évaluées par ZEENDOC.
Il automatise également les tâches répétitives telles que la création des écritures comptables, la validation des factures fournisseurs, l’envoi des factures clients, la comparaison des écritures comptables ou bancaires et la validation des notes de frais.
ZEENDOC accompagne la dématérialisation des échanges conformément à la loi et simplifie l’utilisation des documents de toutes les entreprises. Par exemple :
- Numérisez les factures et automatisez tous les processus associés à ce type de document.
- Simplifiez les exports comptables avec des connecteurs pour la plupart des logiciels comptables
- Automatisez la facturation électronique aux communes et organismes publics avec Chorus Pro
- Signature électronique des contrats commerciaux
- Numérisation des fiches de paie…
ZEENDOC propose à ses clients des solutions simples et efficaces pour stocker, rechercher et partager des informations. L’application ZEENDOC lit tous les documents, les classe automatiquement et les renvoie en un clic.

Lien du site : https://www.zeendoc.com/
5. Yousign
Yousign est la version française du logiciel de signature électronique. Cette solution couvre tous les domaines d’activité et a convaincu plus de 4 000 clients. Cette solution rend les signatures électroniques disponibles en personne ou à distance depuis n’importe quel appareil.
Le système d’exploitation de Yousign est très simple et s’adapte au processus de dématérialisation des documents. Numérisez et automatisez les processus contractuels en numérisant les signatures. Sélectionnez simplement un signataire, faites glisser le document à signer et la personne désignée pourra signer le document.
Yousign fonctionne sur un modèle d’abonnement mensuel par utilisateur via un logiciel SaaS, ou sur un modèle d’abonnement API via des packages de signature. La variété des modèles proposés lui permet de s’adapter à tous les besoins et applications, qu’il s’agisse de petites ou de grandes structures.

Lien du site : https://yousign.com/
Vidéos sur les logiciels d’horodatage

Titulaire d’un master de Kedge Business School (ex Euromed Management, promo 2011), je teste de nombreux outils sur le web, et en donne ici mon opinion.